Akár kötelező a könyvvizsgálat, akár önként választotta azt a cég, a könyvelőnek együtt kell működnie a könyvvizsgálóval.

A könyvvizsgálatra természetesen fel kell készülnie a könyvelőnek. Ennek „bonyolultsága” függ az érintett társaság formájától, a vállalkozás nagyságrendjétől, a könyvelés terjedelmétől, de vannak olyan „aranyszabályok” – azt is mondhatnám, hogy „öreg róka trükkök”-, amelyek minden vállalkozás számviteli rendszerének megszervezése során hasznosnak bizonyulhatnak.

A könyvvizsgálók általános elvárása az általuk vizsgált vállalkozásokkal szemben, hogy annak számviteli rendszere olyan minőségű – pontos, egyértelmű, világos – információkat, ezekre alapozott dokumentumokat biztosítson mind a beszámoló összeállításához, mind annak ellenőrzéséhez, amelyekből bármely könyvvizsgáló gyakorlatilag azonos következtetésre jutna.

Ezt egyebekben az adóellenőrzések elvárásairól is elmondhatjuk.

A könyvvizsgáló nem ellenség!

Tekintsük megjelenését, munkáját egy átfogó adóellenőrzés főpróbájának úgy, hogy az „ellenőr” is a mi térfelünkön játszik!

Az alábbiakban a számviteli munka folyamatainak – a bizonylatok kezelésétől, az adatrögzítéstől a számlatükör összeállításáig – megszervezéséhez igyekszem támpontokat adni. Az alábbiak elsősorban azon könyvelőkhöz szólnak, akik adott vállalkozást nem külső szolgáltatóként (könyvelő iroda), hanem a cég „saját” alkalmazottjaként, megbízottjaként könyvelik.

Kezdjük a külső bizonylatok – a céghez érkező számlák, megrendelések, egyéb dokumentumok – kezelésének problémájával!

A vállalkozáshoz az üzletfelektől, ügyfelektől (általában) postán érkező iratokkal jellemzően nem az a személy foglalkozik, iktatja a cégnél, esetleg rögzíti az integrált ügyviteli rendszerben, aki a számvitelhez is ért. Ez alapvetően természetesen nem baj, de a számlák esetében ez okozhat némi kalamajkát. Ugyanis szükség lenne arra, hogy a beérkező számlák alaki és tartalmi követelményeit hozzáértő – az Áfa- és az Szja-törvény előírásainak ismeretében- ellenőrizhesse rögtön a számla érkezésekor. Továbbá meg kell oldani a beérkező számlák teljesítésének, kifizethetőségének igazolását is.

Ha a vállalkozás nem is ilyen korszerű, integrált rendszert alkalmaz – mikro vállalkozásoknál valószínűleg nem ez a „módi” -, akkor is fontos, hogy a bizonylatokat iktatás után számla-ellenőr, vagy általában a társaságnál a számviteli terület ellenőrzésével megbízott személy lássa és igazolja az ellenőrzés tényét. Például, ha a társaság árut, vagy anyagot szerez be, akkor a szállítólevél meglétét, annak adatait is ellenőrizni kell, továbbá egyeztetni kell a raktári készletnyilvántartással is, megtörtént-e a készlet hiánytalan bevételezése.

A következő lépés a már kontírozott bizonylatok számítógépes rögzítése. Az alkalmazott program technikai lehetőségei és az adott cég információs igénye határozza meg, hogy a kettős könyvvitel jellegéből adódóan „kötelező”naplók (banknapló, pénztárnapló, vegyes napló, áfa napló, stb.) mellett, még milyen tartalmúakra van szükség.

Fontos, hogy a vállalkozás lehetőségei szerint ne a könyvelési szoftveren spóroljon, egy igazán okos program hamar visszahozza az árát, míg az „az a lényeg, hogy olcsó legyen” kategória nagyon sok baj – és bírság – forrása lehet.

Kis cégeknél a vállalkozás teljes könyvelési anyagát egy (regisztrált mérlegképes) könyvelő kontírozza, rögzíti, elvégezve az egyeztetési és zárási feladatokat is, sőt a beszámolót is ő készíti el. Nagyobb cégek megengedhetik maguknak e téren is a munkamegosztást.

Mindkét esetben fontos, hogy a könyvelés, a könyvelési tételek rögzítése során, a számviteli bizonylaton az adatrögzítés tényét is fel kell tüntetni. Azaz a már könyvelt számviteli bizonylatnak az alábbiakat mindenképpen tartalmaznia kell:

• könyvelési tételszám (ez nagymértékben segíti az adott tétel visszakereshetőségét, az adatok ellenőrzését, ráadásul nem is kell sokat „vacakolni” vele, mivel a számítógépes program automatikusan adja ezt az információt),
• kontírozás
• az adatrögzítés dátuma (ez lehet bélyegző is),
• könyvelő, adatrögzítő aláírása (ez is megoldható névbélyegzővel).

Ha már említettük a kontírozás kérdését, lépjünk vissza az adatrögzítést megelőző lépéshez, és gondoljuk át, milyen is a jó számlatükör!

Szerintem egy vállalkozás számviteli rendszerének sikere – a fentiek fontosságát sem feledve- alapvetően a számlatükrön áll vagy bukik.

Számlatükrünk összeállítása során az egyik alapvető kérdés mindig az, hogy milyen

mélységben, részletezettségben nyissuk meg a szükséges főkönyvi számlákat,

indokolt-e alszámlák alkalmazása is az adott esetben.

Az előbbiekben már hangsúlyoztam a könyvelési program fontosságát, és itt is az az egyik nagyon fontos döntési szempont az, hogy mit tud az az ügyviteli szoftver, amit használunk, illetve ezzel párhuzamosan milyen igényeket támaszt elénk az adott cég könyvelése az adótörvények és a számviteli törvény kapcsán, illetve a tulajdonosok mely egyéb információkra tartanak igényt (például egy adott nyersanyag felhasználásának értékét szeretnék folyamatosan nyomon követni).

Mérlegelnünk kell tehát - néhány szempontot kiemelve - az alábbiakat:

● szoftverünk csak a főkönyvi nyilvántartások vezetésére képes, vagy van-e

-például – tárgyi eszköz modulja is,

● képes-e a program a vevők, szállítók folyószámláit kezelni, a folyószámla

összerendelések automatikusan történnek-e, illetve egyáltalán van-e ilyen

lehetőség a programban,

● paraméterezhető-e az áfa-bevallás sorainak megfelelően.

Például, ha a szoftvernek nincs tárgyi eszköz modulja, de a könyvelt cégnek nincs

sok tárgyi eszköze, akkor érdemes a főkönyvi számlákat alszámlákra bontani. Ez

megkönnyíti az egyeztetést a nyilvántartással, amit vezethetünk kézi kartonokon,

illetve Excel táblában.

Például a cég tevékenysége az, hogy irodákat és lakásokat ad bérbe:

● 1231 Rózsa u.-i irodaház,

● 1232 Orchidea u.-i lakások,

● 1233 Gyöngyvirág sétány, lakások,

● 1234 Tulipán u.-i irodaház

Fentiekkel természetesen nem feleltünk meg a tárgyi eszköznyilvántartással

szembeni követelményeknek, mint például a számviteli törvény szerinti és a társasági

adótörvény szerinti értékcsökkenés elkülönített kimutatása, a ráaktiválások, üzembe

helyezések, maradványértékek nyilvántartása, de az alszámlákra bontás nagyon sokat

segíthet az év végi egyeztetéseknél. Számlánként azonban a kb. 10 alábontáson túl

további bontásokat már nem javasolnék.

Ha a cégnél sok a tárgyi eszköz, akkor a fentiek szerinti bontás egyrészt kezelhetetlen

mennyiségűvé teszi a főkönyvi számlákat, másrészt már nem segíti az analitikával

való egyeztetést, a számlák mennyiségével egyenes…