3.5.2.2.4. Pénzkezelési szabályzat

A pénzkezelési szabályzat a gazdálkodó szervezet készpénzforgalmát, a házipénztár működését szabályozó írásbeli dokumentum.

Az Egyes pénzügyi tárgyú törvények módosításáról szóló 2006. évi CXXXI. törvény megszigorította a pénzkezelés szabályait a számviteli törvény keretein belül és az Adózás rendjéről szóló törvény módosításával pedig speciális mulasztási bírság került bevezetésre.

Ha az adózó a számviteli törvényben meghatározott készpénzkezelési szabályzatra vonatkozó rendelkezéseket megsérti, 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható. A mulasztási bírság megállapításával egyidejűleg az adóhatóság határidő meghatározása mellett teljesítésre szólítja fel az adózót.

Amennyiben az adózó elmulasztja a határidő betartását, 1 millió forintig terjedő mulasztási bírság állapítható meg. A szigorított mulasztási bírság 2007. február 15-ével lépett hatályba.

A szigorúbb szabályok és szankciók életbe lépésével célszerű a számviteli politika keretében elkészített pénzkezelési szabályzatot felülvizsgálni és az új rendelkezéseknek megfelelően aktualizálni. Ehhez kívánunk segítséget nyújtani azzal, hogy röviden ismertetjük a pénzkezelési szabályzattal szemben elvárt követelményeket.

A számviteli törvény előírásai szerint a gazdálkodónak kötelezően el kell készítenie a számviteli politika keretében a házipénztár pénzkezelési szabályzatát is. A pénzkezelési szabályzat

– a pénz- és értékkezeléssel kapcsolatos feladatköröket,

– a pénztár pénzellátását,

– az értékek kezelését és megőrzését,

– a pénztári forgalom bonyolítására vonatkozó rendet és szabályokat

foglalja magába.

A pénzkezelési szabályzat elkészítésének célja a számvitelről szóló törvény előírásainak betartása. A pénzkezelési szabályzatot az előírásoknak megfelelően többféle formában lehet összeállítani, de tartalmát tekintve mindegyiknek meg kell felelnie a törvényi előírásoknak.

Az újonnan alakuló gazdálkodó a számviteli politikát és annak részeként a pénzkezelési szabályzatot a megalakulás időpontjától számított 90 napon belül köteles elkészíteni. Jogszabályváltozás esetén a változásokat azok hatályba lépését követő 90 napon belül kell a számviteli politikán keresztül vezetni.

A számviteli politika elkészítéséért, módosításáért, valamint a pénzkezelés rendjéért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős. A felelősség kiterjed a házipénztár jogszabályi előírásainak megfelelő működtetésére, az elszámolási és nyilvántartási rendjének kialakítására, valamint ezek betartásának rendszeres ellenőrzésére.

A pénzkezelési szabályzatban – a fenti rendelkezések betartása érdekében – legalább a következőknek kell szerepelniük:

1. Általános pénzkezelési szabályok

A pénztáros a házipénztárban köteles kezelni a pénzintézetnél vezetett bankszámlá(k)ról készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben befizetett összegeket. A házipénztárban idegen pénzt vagy értéket csak a gazdálkodó képviseletére jogosult személy külön engedélyével szabad tartani, de elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani.

A gazdálkodó képviseletére jogosult személy, vagy az általa megbízott személy köteles megállapítani a helyi körülményeknek megfelelően a házipénztárban tartható záró készpénzállományt (házipénztári keretet). A házipénztári keretet meghaladó záró pénzkészletet, pénztárzárást követően a bankszámlára be kell fizetni.

A házipénztár záró pénzkészlet állomány megállapításánál nem kell figyelembe venni a munkabérek és az azzal azonos elbírálás alá tartozó összegek kifizetésének teljesítéséhez – az ügyvezető külön engedélyével – az előző napon felvett és a következő munkanapon kifizetésre kerülő összeget.

A házipénztár forgalom lebonyolításához szükséges készpénzt az előre jelzett igények, valamint az előző napi záró egyenleg figyelembe vételével kell megállapítani.

Ha a gazdálkodónál a napi pénztári forgalom tételszáma nem jelentős, a pénztárforgalom zárása havonta történhet, ezért a „szükséges” készpénzállomány megállapítása és a készpénzfelvétel gyakorisága gondos mérlegelést igényel.

„Szükséges” az a pénzmennyiség, amely a várható kisebb összegű kifizetésekre nyújt fedezetet. A nagyobb összegű kifizetésekre (pl. munkabér) készpénzt tartalékolni nem lehet. Ebben az esetben a kifizetés napján kell a szükséges pénzösszeget a pénzintézettől felvenni.

A működéshez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására a pénzmegőrzés és tárolás előírt követelményeinek betartására biztonságos tárolási lehetőséget kell biztosítani.

A házipénztárnak külön helyiséget csak jelentős és különösen nagy értékű készpénzforgalom esetén kell biztosítani. Egyéb esetekben helyiségrész biztosítása is elegendő.

A házipénztár biztonságának megtartása és az esetleg keletkezett károk megtérülése érdekében a biztosító társaság – amellyel vagyonbiztosítási szerződést kötöttek – vagyonbiztosításának előírásait be kell tartani.

A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől és kifizetést csak ilyen pénzeszközben teljesíthet. Nem fogadható el olyan bankjegy, vagy érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban, természetes kopás következtében vesztett súlyából, vagy sérült meg. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt kifizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet, vagy érmét vissza kell tartania. Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen – bankjegy esetén – fel kell tüntetni annak sorozatát és sorszámát. A hamis, vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet, pénzzel együtt át kell adni a Magyar Nemzeti Banknak. A bank a lefolytatott vizsgálat eredményéről tájékoztatja a gazdálkodót és a befizetőt is.

Az általános rendelkezések között kell rögzíteni a pénzkezelési szabályzat hatályba lépésének napját is.

2. A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok

A gazdálkodó képviseletére jogosult személy – ügyvezető – a pénztárosi munkával összefüggő teendők ellátására arra alkalmas, büntetlen előéletű – erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkező – személyeket:

– pénztárost,

– pénztár-helyettest,

– pénztári ellenőrt bíz meg.

Nem lehet pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen (pl. könyvelő). A pénztáros az utalványozóval és a pénztári ellenőrrel azonos személy sem lehet. Összeférhetetlen továbbá, ha a pénztáros és/vagy a pénztáros helyettese a pénztárellenőrrel és/vagy az utalványozóval közeli hozzátartozói kapcsolatban van. Ugyancsak összeférhetetlen dolgozónak kell tekinteni azokat a személyeket is, akiknek a bankszámla felett rendelkezési jogosultságuk van. A pénztári ellenőrzés feladatát azonban az utalványozó is elláthatja.

A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztáros munkakörének elfoglalásakor felelősségi nyilatkozatban köteles tudomásul venni. Két vagy több személy egy időben, közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti.

A pénztáros fő feladata a pénztárban tartott készpénz előírás szerinti kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. A pénztáros megbízható még egyéb értékek (pl. bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok stb.), továbbá a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével és megőrzésével is. Ez utóbbi esetben azonban a pénztáros nem bízható meg a szigorú számadású nyomtatványok érvényesítésével.

A pénztári ellenőr feladata a pénztári bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentések helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének az ellenőrzése. A bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzését mindig a kifizetés előtt kell elvégezni. A pénztári számadások valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagosan történik. A pénztári ellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, számadásokat kézjegyével ellátni.

A pénztáros a pénztárból kifizetéseket csak előzetes utalványozás alapján teljesíthet.

Utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik. Az utalványozók felelősek:

– az utalványozás indokoltságáért,

– az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve forint összegének szükségességéért,

– az utalványozási bizonylat szabályos kitöltéséért.

Az utalványozási jogot biztosító utasítás, amely az utalványozó aláírását is magában foglalja, a pénzkezelési szabályzat mellékletét képezi, amelynek egy példányát a pénztárban ki kell függeszteni.

3. Házipénztár kialakítása és működtetése, a pénzmegőrzés és tárolás szabályai

A házipénztárnak külön helyiséget csak jelentős és különösen nagy értékforgalom esetén kell biztosítani. Ha a gazdálkodó házipénztárkerete és a készpénzforgalma nem jelentős elég csak helyiségrészt biztosítani a házipénztár számára.

A házipénztárban lévő készpénz megőrzéséről páncélszekrényben való tárolással kell gondoskodni. A páncélszekrényt biztonsági zárral ellátott, külön helyiségben kell elhelyezni.

A pénztári kulcsokról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből bármikor megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal, meddig és kinél voltak. A kulcsok átvételét az átvevő aláírásával köteles igazolni. Ha a pénztári kulcs eltörik, vagy eltűnik, azt a pénztáros haladéktalanul köteles jelenteni a gazdálkodó képviseletére jogosult személynek, aki köteles megtenni a szükséges intézkedést.

A pénztári kulcsok másodpéldányát a gazdálkodó képviseletére jogosult személy az eredeti kulcskezelők által lepecsételt és aláírt borítékban köteles biztonságosan megőrizni.

Tilos a páncélszekrény eredeti és másolati kulcsát olyan helyen tartani, hogy az illetéktelen személy kezébe kerülhessen. Amennyiben a pénztáros betegség, vagy bármilyen más ok miatt munkahelyéről távol marad, köteles a pénztári kulcsokat lezárt borítékban a gazdálkodó képviseletére jogosult személyhez eljuttatni. Ilyen esetben a vezető a pénz számbavétele és esetleges átadása iránt intézkedni köteles.

A házipénztár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni. Ha a pénztáros munkahelyét – akár csak rövid időre is – elhagyja, köteles a páncélszekrényt bezárni, a kulcsot magánál tartani.

4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések

A készpénznek a kifizetőhelyre történő szállításának módját, lebonyolítási rendjét a pénzkezelési szabályzatban rögzíteni kell (pl. csak gépkocsival történhet).

A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A készpénzfelvételével és szállításával megbízott dolgozók anyagi felelőssége addig tart, amíg a készpénzt a házipénztárban, illetve a pénzintézetnél, vagy a jogosult címzettnek át nem adják.

5. Pénztári nyilvántartások vezetése

A pénztárosnak minden házipénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük időrendi sorrendjében pénztári jelentésben kell feljegyeznie.

A pénztári (analitikus) nyilvántartás céljára pénztárbevételi és -kiadási nyomtatványt kell alkalmazni és a használatba vett tömböket a gazdasági vezetővel, vagy annak megbízottjával hitelesíttetni kell. A szabvány nyomtatvány mintákat a pénzkezelési szabályzat mellékletében kell szerepeltetni.

A pénztári (analitikus) nyilvántartásban elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét feltüntető és el nem távolítható jellel kell megjelölni.

Amennyiben a házipénztári kifizetések tételszáma nem indokolja a napi pénztárjelentést, időszaki…