A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: számviteli törvény) 25. §-ának (4) és (5) bekezdése tartalmazza a kísérleti fejlesztési költségek immateriális javak közötti aktiválásának a feltételeit. A kísérleti fejlesztési költségek aktiválása nem kötelezettség, hanem lehetőség.

A számviteli törvény előírása szerint kísérleti fejlesztés aktivált értékeként a jövőben hasznosítható, a kísérleti fejlesztés eredményének jövőbeni hasznosításakor az árbevételben megtérülő, a kísérleti fejlesztés eredménye érdekében felmerült olyan számlázott összegeket és a saját tevékenység során felmerült – a számviteli törvény 51. §-a szerinti – közvetlen önköltségbe tartozó költségeket lehet figyelembe venni, amelyek aktiválható termékben - szellemi termék, tárgyi eszköz, készlet - nem vehetők számításba, mivel a létrehozott termék piaci - várható piaci - árát meghaladják. 

A kísérleti fejlesztés állományba vett aktivált értéke nem haladhatja meg azt az összeget, ami várhatóan megtérül a kapcsolódó jövőbeni gazdasági haszonból a további fejlesztési költségek, a várható előállítási költségek, illetve a termék értékesítése során közvetlenül felmerülő értékesítési költségek levonása után. 

A számviteli törvény hivatkozott előírásából következik, hogy a több éven át folyó kísérleti fejlesztés költségeinek aktiválásáról az elvi döntést már a projekt indulásakor szükséges meghozni, illetve következik az is, hogy a vállalkozónak a megtérülést (például üzleti tervekkel) dokumentálnia kell. 

A kísérleti fejlesztés aktivált értékeként lehet kimutatni a megkezdett, de az üzleti év mérlegfordulónapjáig még be nem fejezett kísérleti fejlesztés – jövőben várhatóan megtérülő – közvetlen költségeit is. Ez esetben a kísérleti fejlesztés aktivált értéke nemcsak a kísérleti fejlesztés többletköltségeit foglalja magában, hanem azon eszközök közvetlen költségeit is, amelyeket csak később, jellemzően a kísérleti fejlesztés befejezésekor lehet a készletek, a tárgyi eszközök, a szellemi termékek között állományba venni a kísérleti fejlesztés aktivált értékének csökkentésével. Ebben az esetben még nem különül el a kísérleti fejlesztés és az annak eredményeként létrehozott aktiválható eszközök közvetlen költsége.

Ha a kísérleti fejlesztés eredménytelenül zárul, mert annak költségei a jövőbeni bevételekből várhatóan mégsem fognak megtérülni, vagy a kísérleti fejlesztés végül eredménytelen lesz, akkor a befejezetlenként állományba vett összeget a számviteli törvény 53. § (1) bekezdésének d) pontjának az előírása alapján, terven felüli értékcsökkenés elszámolásával meg kell szüntetni.

 A számviteli törvény hivatkozott előírásaiból az is következik, hogy

• az alapkutatás és az alkalmazott kutatás közvetlen és közvetett költségei, valamint
• a kísérleti fejlesztés közvetett és általános költségei nem aktiválhatók, 

azokat a felmerüléskor minden esetben költségként kell elszámolni.

Azt, hogy mi minősül a számviteli törvény szempontjából kísérleti fejlesztésnek, azt a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 3. §-a 7. pontja tartalmazza. E szerint kísérleti fejlesztés a meglévő tudományos, technológiai, üzleti és egyéb vonatkozó ismeretek és szakértelem megszerzése, összesítése, megosztása, alkalmazása és felhasználása új, módosított vagy javított termék, eljárás vagy szolgáltatás terveinek létrehozása vagy megtervezése céljából. Kísérleti fejlesztésnek minősülhetnek:

• az új termékek, eljárások és szolgáltatások fogalmi meghatározását, megtervezését és dokumentálását célzó tevékenységek;
• az olyan tevékenységek, amelyek magukban foglalják tervezetek, tervrajzok, tervek és egyéb dokumentációk előállítását is, feltéve, hogy azokat nem kereskedelmi felhasználásra szánják;
• a kereskedelmi felhasználásra nem kerülő prototípusok elkészítése;
• a kereskedelmileg felhasználható prototípusok és kísérleti projektek kifejlesztése abban az esetben, ha a prototípus szükségszerűen maga a kereskedelmi végtermék, és előállítása túlságosan költséges ahhoz, hogy az kizárólag demonstrációs és hitelesítési céllal történjen;
• a termékek, eljárások és szolgáltatások kísérleti gyártása és tesztelése, feltéve hogy azokat nem lehet felhasználni vagy átalakítani úgy, hogy azok ipari alkalmazásokban vagy kereskedelmileg hasznosíthatóak legyenek.

A kísérleti fejlesztésbe nem tartoznak bele azok a szokásos, időszakos vagy rutinszerű változtatások, amelyeket termékeken, gyártósorokon, előállítási eljárásokon, létező szolgáltatásokon és egyéb folyamatban lévő műveleteken végeznek, akkor sem, ha e változtatások fejlesztésnek minősülnek, illetve ha e változtatások az adott termék, eljárás, folyamat vagy szolgáltatás fejlődését is eredményezik.

A kísérleti fejlesztés lehet: 

• saját vállalkozásban végzett, illetve
• más vállalkozóval, intézettel, egyetemmel, stb. végeztetett

kísérleti fejlesztés.

Saját vállalkozásban végzett kísérleti fejlesztésnek az a tevékenység minősül, amikor a vállalkozó a kísérleti fejlesztést saját vállalati kutatóhellyel, vagy vállalkozáson belül elkülönült szervezeti egységgel – külső megrendelés nélkül – saját kockázatára, saját dolgozóival, saját vagy bérelt eszközökkel, saját eredménye terhére végzi. 

A számviteli törvény hivatkozott előírása alapján a saját vállalkozásban végzett kísérleti fejlesztés közvetlen költségeit lehet aktiválni. A számviteli törvény 51. §-ának (1) és (2) bekezdése tartalmaz rendelkezéseket a termékek és a szolgáltatások közvetlen önköltségének (és ezzel a közvetlen költségeknek) a tartalmára vonatkozóan. A számviteli törvény hivatkozott közvetlen önköltségre vonatkozó előírásai nem tesznek különbséget abban, hogy a kísérleti fejlesztési tevékenységet a vállalkozó saját kockázatra, megrendelésre vagy más gazdálkodóval közösen végzi. 

A közvetlen költségek konkrét tételeinek a tartalmát – az előbb hivatkozott számviteli törvényi előírások figyelembevételével – minden vállalkozónak a rá vonatkozó sajátosságoknak megfelelően kell meghatároznia. 

A kísérleti fejlesztés közvetlen költségeként csak olyan költségek vehetők figyelembe, amelyek bizonyítható módon közvetlenül az adott tevékenységhez kapcsolódnak (a tevékenységhez közvetlenül merülnek fel vagy megfelelő mutatószámok alapján a tevékenységre feloszthatóak). A felosztásra kerülő költségeknél olyan vetítési alapot kell meghatározni, amely a kísérleti fejlesztési tevékenységhez történő közvetlen hozzárendelést biztosítja. Ezen túlmenően a közvetlen önköltség értékesítési költségeket és az előállítással közvetlen kapcsolatba nem hozható igazgatási és egyéb általános költségeket nem tartalmazhat.

A vállalkozónak a kísérleti fejlesztési költségekről olyan analitikus nyilvántartás kell vezetnie, amelyből kísérleti témánként (projektenként) megállapíthatóak a közvetlen költségek.

A kísérleti fejlesztés közvetlen költségei jellemzően az alábbiak lehetnek:

- személyi jellegű ráfordítások

A kísérleti fejlesztési tevékenységben résztvevő munkavállalók bérköltsége és személyi jellegű egyéb kifizetései a tevékenység közvetlen költségének minősülnek, ha megfelelő analitikus nyilvántartás – például munkaidőráfordítás-nyilvántartás – alapján meg tudják osztani, hogy az egyes munkavállaló mennyi időt tölt az adott kísérleti fejlesztési tevékenység érdekében. A munkaidő nyilvántartás alapján történő költségfelosztás egy adott kísérleti fejlesztési tevékenységhez való közvetlen hozzárendelést biztosítja, így az vetítési alapként elfogadható. 

Fontos azonban felhívni a figyelmet arra, hogy a munkavállalókkal kapcsolatosan lehetnek olyan személyi jellegű ráfordítások is, amelyeket nem lehet a kísérleti fejlesztési tevékenység közvetlen önköltségében figyelembe venni, mivel a tevékenységhez való közvetlen hozzárendelés nem biztosítható,  amelyek felmerülése esetén nem áll fenn a munkavállaló tényleges közreműködése a projekttel összefüggésben. Ilyen költségek lehetnek például a felmentési időre járó munkabér, a végkielégítés, a…