Munkaügyi ellenőrzésre felkészülés HR-es szemmel: A szabadságkiadás és a munkaidő-nyilvántartás kérdése minden szervezet életében kényes terület. A legtöbb munkaügyi ellenőrzés során ezek a dokumentumok kerülnek először a hatóság látóterébe, hiszen azonnal látszik, ha a munkáltató nem megfelelően kezeli a munkavállalók pihenőidejét vagy nem pontosan vezeti a munkaidőt. HR-es szemmel mindez nem pusztán adminisztrációs feladat: a szabadság és a munkaidő-nyilvántartás kezelése közvetlenül befolyásolja a munkavállalói elégedettséget, a bizalmat és végső soron a munkahelyi légkört is.

A leggyakoribb hiba a szabadságkiadásnál az, hogy a munkáltató nem készít előzetes éves szabadságolási tervet, vagy ha készít is, azt nem egyezteti megfelelően a munkavállalókkal. Gyakori, hogy a HR csak az év közben, ad hoc módon kezeli a szabadságigényeket, így a végén felhalmozódnak a ki nem adott napok. Ez nemcsak a jogszabályoknak mond ellent, hanem kockázatot is teremt: a munkavállaló kiéghet, a cég pedig mulasztási bírságot kaphat. Egy munkaügyi ellenőrzés során a hatóság különösen figyel arra, hogy a munkáltató biztosította-e a munkavállalóknak a kötelezően kiadandó szabadságokat, és hogy azok ténylegesen kiadásra kerültek-e.

A másik tipikus buktató a munkaidő-nyilvántartás. A legtöbb vállalat még mindig Excel-táblázatban, papíron vagy olyan rendszerben vezeti a munkaidőt, amely nem tükrözi pontosan a valós munkavégzést. Problémát jelent, ha a jelenléti ívek utólagosan kerülnek kitöltésre, vagy ha a valós be- és kilépési időket „kozmetikázzák”. Ez nem csupán szabálytalanság, hanem kockázatos gyakorlat is, hiszen egy ellenőrzés során azonnal kiszűrhető. A hatóság különösen érzékenyen reagál arra, ha a munkaidő-beosztás és a ténylegesen ledolgozott idő között kirívó eltérések vannak.

Sok HR-es tapasztalja azt is, hogy a vezetők nem tartják magukat a beosztásokhoz, folyamatosan változtatják a műszakokat, vagy éppen túlórát rendelnek el, amelyet nem dokumentálnak megfelelően. Ez a gyakorlat a munkavállaló szemében átláthatatlanságot teremt, és bizalmatlansághoz vezethet. Egy jól működő munkaidő-nyilvántartás alapja a következetesség és az, hogy a rendszer mindenki számára egyértelmű legyen. Ha a munkavállaló nem látja, hogy pontosan nyomon van követve a munkaideje, hamar elveszítheti a motivációját és az elkötelezettségét.

Példák:

Az egyik tipikus eset, amikor a munkáltató nem adja ki a szabadságot a tárgyév végéig, vagy csak papíron tünteti fel annak kiadását. Egy ellenőrzés során ez akár több százezer forintos bírságot is jelenthet, különösen, ha a szabálytalanság több munkavállalót érint.

Számos munkáltató kapott már bírságot azért, mert a túlórákat nem dokumentálta megfelelően, vagy éppen szóbeli megállapodásokra hivatkozott. Az ilyen szabálytalanságokat a hatóság súlyosan veszi, hiszen a túlóra kifizetésének…