Nepstupn dokument, nutn pihlen
Input:

Pénzkezelési szabályzat

Garantált 2007.06.01, , Forrás: Verlag Dashöfer (http://www.dashofer.hu)

3.5.2.2.4 Pénzkezelési szabályzat

Dr. Zelenka Józsefné Pál Ilona

A pénzkezelési szabályzat a gazdálkodó szervezet készpénzforgalmát, a házipénztár működését szabályozó írásbeli dokumentum.

Az Egyes pénzügyi tárgyú törvények módosításáról szóló 2006. évi CXXXI. törvény megszigorította a pénzkezelés szabályait a számviteli törvény keretein belül és az Adózás rendjéről szóló törvény módosításával pedig speciális mulasztási bírság került bevezetésre.

Ha az adózóa számviteli törvényben meghatározott készpénzkezelési szabályzatra vonatkozó rendelkezéseket megsérti,500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható. A mulasztási bírság megállapításával egyidejűleg az adóhatóság határidő meghatározása mellett teljesítésre szólítja fel az adózót.

Amennyiben az adózó elmulasztja a határidő betartását, 1 millió forintig terjedő mulasztási bírság állapítható meg. A szigorított mulasztási bírság 2007. február 15-ével lépett hatályba.

A szigorúbb szabályok és szankciók életbe lépésével célszerű a számviteli politika keretében elkészített pénzkezelési szabályzatot felülvizsgálni és az új rendelkezéseknek megfelelően aktualizálni. Ehhez kívánunk segítséget nyújtani azzal, hogy röviden ismertetjük a pénzkezelési szabályzattal szemben elvárt követelményeket.

A számviteli törvény előírásai szerint a gazdálkodónak kötelezően el kell készítenie a számviteli politika keretében a házipénztár pénzkezelési szabályzatát is. A pénzkezelési szabályzat

– a pénz- és értékkezeléssel kapcsolatos feladatköröket,

– a pénztár pénzellátását,

– az értékek kezelését és megőrzését,

– a pénztári forgalom bonyolítására vonatkozó rendet és szabályokat

foglalja magába.

A pénzkezelési szabályzat elkészítésének célja a számvitelről szóló törvény előírásainak betartása. A pénzkezelési szabályzatot az előírásoknak megfelelően többféle formában lehet összeállítani, de tartalmát tekintve mindegyiknek meg kell felelnie a törvényi előírásoknak.

Az újonnan alakuló gazdálkodó a számviteli politikát és annak részeként a pénzkezelési szabályzatot a megalakulás időpontjától számított 90 napon belül köteles elkészíteni. Jogszabályváltozás esetén a változásokat azok hatályba lépését követő 90 napon belül kell a számviteli politikán keresztül vezetni.

A számviteli politika elkészítéséért, módosításáért, valamint a pénzkezelés rendjéért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős. A felelősség kiterjed a házipénztár jogszabályi előírásainak megfelelő működtetésére, az elszámolási és nyilvántartási rendjének kialakítására, valamint ezek betartásának rendszeres ellenőrzésére.

A pénzkezelési szabályzatban a fenti rendelkezések betartása érdekében – legalábba következőknek kell szerepelniük:

1. Általános pénzkezelési szabályok

A pénztáros aházipénztárban köteles kezelni a pénzintézetnél vezetett bankszámlá(k)ról készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben befizetett összegeket. A házipénztárban idegen pénzt vagy értéket csak a gazdálkodó képviseletére jogosult személy külön engedélyével szabad tartani, de elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani.

A gazdálkodó képviseletére jogosult személy, vagy az általa megbízott személy köteles megállapítani a helyi körülményeknek megfelelően a házipénztárban tartható záró készpénzállományt (házipénztári keretet). A házipénztári keretet meghaladó záró pénzkészletet, pénztárzárást követően a bankszámlára be kell fizetni.

A házipénztár záró pénzkészlet állomány megállapításánál nem kell figyelembe venni a munkabérek és az azzal azonos elbírálás alá tartozó összegek kifizetésének teljesítéséhez – az ügyvezető külön engedélyével – az előző napon felvett és a következő munkanapon kifizetésre kerülő összeget.

A házipénztár forgalom lebonyolításához szükséges készpénzt az előre jelzett igények, valamint az előző napi záró egyenleg figyelembe vételével kell megállapítani.

Ha a gazdálkodónál a napi pénztári forgalom tételszáma nem jelentős, a pénztárforgalom zárása havonta történhet, ezért a „szükséges” készpénzállomány megállapítása és a készpénzfelvétel gyakorisága gondos mérlegelést igényel.

„Szükséges” az a pénzmennyiség, amely a várható kisebb összegű kifizetésekre nyújt fedezetet. A nagyobb összegű kifizetésekre (pl. munkabér) készpénzt tartalékolni nem lehet. Ebben az esetben a kifizetés napján kell a szükséges pénzösszeget a pénzintézettől felvenni.

A működéshez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására a pénzmegőrzés és tárolás előírt követelményeinek betartására biztonságos tárolási lehetőséget kell biztosítani.

A házipénztárnak külön helyiséget csak jelentős és különösen nagy értékű készpénzforgalom esetén kell biztosítani. Egyéb esetekben helyiségrész biztosítása is elegendő.

A házipénztár biztonságának megtartása és az esetleg keletkezett károk megtérülése érdekében a biztosító társaság – amellyel vagyonbiztosítási szerződést kötöttek – vagyonbiztosításának előírásait be kell tartani.

A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől és kifizetést csak ilyen pénzeszközben teljesíthet. Nem fogadható el olyan bankjegy, vagy érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban, természetes kopás következtében vesztett súlyából, vagy sérült meg. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt kifizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet, vagy érmét vissza kell tartania. Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen – bankjegy esetén – fel kell tüntetni annak sorozatát és sorszámát. A hamis, vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet, pénzzel együtt át kell adni a Magyar Nemzeti Banknak. A bank a lefolytatott vizsgálat eredményéről tájékoztatja a gazdálkodót és a befizetőt is.

Az általános rendelkezések között kell rögzíteni a pénzkezelési szabályzat hatályba lépésének napját is.

2. A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok

A gazdálkodó képviseletére jogosult személy – ügyvezető – a pénztárosi munkával összefüggő teendők ellátására arra alkalmas, büntetlen előéletű – erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkező – személyeket:

– pénztárost,

– pénztár-helyettest,

– pénztári ellenőrt bíz meg.

Nem lehet pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen (pl. könyvelő). A pénztáros az utalványozóval és a pénztári ellenőrrel azonos személy sem lehet. Összeférhetetlen továbbá, ha a pénztáros és/vagy a pénztáros helyettese a pénztárellenőrrel és/vagy az utalványozóval közeli hozzátartozói kapcsolatban van. Ugyancsak összeférhetetlen dolgozónak kell tekinteni azokat a személyeket is, akiknek a bankszámla felett rendelkezési jogosultságuk van. A pénztári ellenőrzés feladatát azonban az utalványozó is elláthatja.

A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztáros munkakörének elfoglalásakor felelősségi nyilatkozatban köteles tudomásul venni. Két vagy több személy egy időben, közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti.

A pénztáros fő feladata a pénztárban tartott készpénz előírás szerinti kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. A pénztáros megbízható még egyéb értékek (pl. bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok stb.), továbbá a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével és megőrzésével is. Ez utóbbi esetben azonban a pénztáros nem bízható meg a szigorú számadású nyomtatványok érvényesítésével.

A pénztári ellenőr feladata a pénztári bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentések helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének az ellenőrzése. A bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzését mindig a kifizetés előtt kell elvégezni. A pénztári számadások valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagosan történik. A pénztári ellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, számadásokat kézjegyével ellátni.

A pénztáros a pénztárból kifizetéseket csak előzetes utalványozás alapján teljesíthet.

Utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik. Az utalványozók felelősek:

– az utalványozás indokoltságáért,

– az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve forint összegének szükségességéért,

– az utalványozási bizonylat szabályos kitöltéséért.

Az utalványozási jogot biztosító utasítás, amely az utalványozó aláírását is magában foglalja, a pénzkezelési szabályzat mellékletét képezi, amelynek egy példányát a pénztárban ki kell függeszteni.

3. Házipénztár kialakítása és működtetése, a pénzmegőrzés és tárolás szabályai

A házipénztárnak külön helyiséget csak jelentős és különösen nagy értékforgalom esetén kell biztosítani. Ha a gazdálkodó házipénztárkerete és a készpénzforgalma nem jelentős elég csak helyiségrészt biztosítani a házipénztár számára.

A házipénztárban lévő készpénz megőrzéséről páncélszekrényben való tárolással kell gondoskodni. A páncélszekrényt biztonsági zárral ellátott, külön helyiségben kell elhelyezni.

A pénztári kulcsokról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből bármikor megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal, meddig és kinél voltak. A kulcsok átvételét az átvevő aláírásával köteles igazolni. Ha a pénztári kulcs eltörik, vagy eltűnik, azt a pénztáros haladéktalanul köteles jelenteni a gazdálkodó képviseletére jogosult személynek, aki köteles megtenni a szükséges intézkedést.

A pénztári kulcsok másodpéldányát a gazdálkodó képviseletére jogosult személy az eredeti kulcskezelők által lepecsételt és aláírt borítékban köteles biztonságosan megőrizni.

Tilos a páncélszekrény eredeti és másolati kulcsát olyan helyen tartani, hogy az illetéktelen személy kezébe kerülhessen. Amennyiben a pénztáros betegség, vagy bármilyen más ok miatt munkahelyéről távol marad, köteles a pénztári kulcsokat lezárt borítékban a gazdálkodó képviseletére jogosult személyhez eljuttatni. Ilyen esetben a vezető a pénz számbavétele és esetleges átadása iránt intézkedni köteles.

A házipénztár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni. Ha a pénztáros munkahelyét – akár csak rövid időre is – elhagyja, köteles a páncélszekrényt bezárni, a kulcsot magánál tartani.

4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések

A készpénznek a kifizetőhelyre történő szállításának módját, lebonyolítási rendjét a pénzkezelési szabályzatban rögzíteni kell (pl. csak gépkocsival történhet).

A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A készpénzfelvételével és szállításával megbízott dolgozók anyagi felelőssége addig tart, amíg a készpénzt a házipénztárban, illetve a pénzintézetnél, vagy a jogosult címzettnek át nem adják.

5. Pénztári nyilvántartások vezetése

A pénztárosnak minden házipénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük időrendi sorrendjében pénztári jelentésben kell feljegyeznie.

A pénztári (analitikus) nyilvántartás céljára pénztárbevételi és -kiadási nyomtatványt kell alkalmazni és a használatba vett tömböket a gazdasági vezetővel, vagy annak megbízottjával hitelesíttetni kell. A szabvány nyomtatvány mintákat a pénzkezelési szabályzat mellékletében kell szerepeltetni.

A pénztári (analitikus) nyilvántartásban elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét feltüntető és el nem távolítható jellel kell megjelölni.

Amennyiben a házipénztári kifizetések tételszáma nem indokolja a napi pénztárjelentést, időszaki pénztárjelentést kell vezetni és ebben az esetben a pénztárzárást nem naponta, hanem havonta kell elvégezni. Pénztárzáráskor meg kell állapítani a házipénztárban lévő készpénzállományt, és címletenkénti bontásban rögzíteni kell a záró pénzkészletet.

A pénztárosnak a záró pénzkészlet helyességét aláírásával kell igazolni a pénztárjelentésen, melynek tényét a pénztári ellenőr ugyancsak aláírásával köteles igazolni. Az üresen maradt sorokat a pénztárjelentésen át kell húzni.

Ha a záró pénzkészlet egyeztetésekor eltérés mutatkozik, még a pénztárzárás során fel kell deríteni annak okát, és aznap rendezni kell. Amennyiben hiány mutatkozik, a pénztárosnak azt be kell fizetnie, amennyiben pedig többlet, akkor azt be kell vételeznie. Mindkét esetben jegyzőkönyvet kell felvenni a pénztáreltérésről.

Ha a pénztárost bármilyen okból helyettesíteni kell, vagy ha a pénztáros beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztárzárlat után a készpénzt, az értékeket, a bizonylatokat és a nyilvántartásokat át kell adni a pénztáros helyettesének, vagy az új pénztárosnak, aki az átvétel alkalmával azok helyességéről köteles meggyőződni. A pénztárzárlatnál, valamint a pénztár átadásánál az átadónak, az átvevőnek és a pénztári ellenőrnek jelen kell lennie, és az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell felvenni.

A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása

A készpénzbefizetésekről és a készpénzkifizetésekről bizonylatot kell kiállítani. A bizonylattömbök szigorú számadású nyomtatványok, tehát ennek megfelelően kell nyilvántartani. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni.

A bevételi és a kiadási bizonylatokhoz minden esetben csatolni kell az utalványozott alapbizonylatokat. Kifizetésre utalványozás nélküli összeg nem kerülhet.

Ha a készpénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható. Ezekről a pénztáros köteles külön nyilvántartást vezetni és a kiadási bizonylat szövegrészében hivatkozni kell a nyilvántartási számra.

A bevételi pénztárbizonylatot 3 példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a befizető nyugtapéldánya, a harmadik pedig a tömbben marad.

A kiadási pénztárbizonylatot 2 példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a tömbben marad. Mindkét bizonylatról kiállított tömböket a pénztáros őrzi.

Amennyiben a pénzforgalom elszámolása számítógépes szoftver segítségével előállított bizonylatok alapján történik, a szabályzatban rögzíteni kell a pénzforgalom elszámolására szolgáló szoftverrel szembeni követelményeket is.

Munkabér kifizetésnél alkalmazott eltérő pénzkezelési szabályok

A pénztáros csak a készpénzben ténylegesen kiadható nettó munkabért fizetheti ki a dolgozók részére. A dolgozók kötelesek a bérfizetési jegyzéken a felvételt aláírásukkal hitelt érdemlően igazolni.

Ha a dolgozó a bérfizetés napján távol van a munkahelyétől és munkabérének felvételére meghatalmazást nem adott, vagy előzetesen munkabérét nem vette fel, a vele történt megállapodás alapján, a részére járó összeget lakáscímére el kell küldeni. Haa pénztáros a dolgozó munkabérét belföldi postautalványon küldi el, a postai feladóvevényt a fizetési jegyzékhez mellékelni kell, a bérfizetési jegyzéken a pénz átvételének elismerésére szolgáló rovatban pedig fel kell tüntetni, hogy „a munkabér postán továbbítva”.

A pénztáros a fel nem vett munkabérekről tételes jegyzéket köteles készíteni, és annak végösszegéről kiállítani a bevételi pénztárbizonylatot. A pénztáros a fel nem vett munkabéreket az erre a célra rendszeresített nyilvántartásba is tételesen tartozik bevezetni. A pénzfelvétel igazolására fenntartott helyen be kell jegyezni, hogy „visszavételezve a ........... számú bevételi pénztárbizonylaton”.

A nyilvántartásnak tartalmaznia kell:

– a visszavételezés keltét,

– a bevételi bizonylat számát,

– a jogosult nevét,

– a bevételezett összeg jogcímét (munkabér, megbízási díj stb.),

– a kifizetett összeget,

– a kiadási pénztárbizonylat vagy bankkivonat számát.

Utólagos elszámolásra kiadott pénzeszközök nyilvántartása

Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan és utalványozás alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve.

Ha valakinek az elszámolási határidő lejárta előtt további készpénzre van szüksége, úgy minden esetben az előzőleg felvett összeggel el kell számolnia, és csak ezután vehet fel ismételten elszámolásra pénzeszközt.

Üzemanyag vásárlásra felvett előlegek esetében a megállapított határidőn belül több alkalommal is ki lehet kifizetni ilyen címen készpénzt, külön elszámoltatás nélkül.

Az elszámolásra kiadott pénzeszközökről a pénztárosnak tételes nyilvántartást (nyilvántartó könyvet) kell vezetnie. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell:

– a pénzt felvevő dolgozó nevét,

– a pénzfelvétel időpontját,

– a kiadási pénztárbizonylat számát,

– a pénzfelvétel jogcímét,

– az elszámolásra kiadott összeget,

– az elszámolás határidejét,

– az elszámolás tényleges időpontját,

– a ténylegesen felhasznált összeget és

– a bevételi pénztárbizonylat sorszámát.

A készpénzigénylés elszámolásra szolgáló nyomtatvány szigorú számadású nyomtatvány. Amennyiben a cél megvalósult, még a megjelölt határidő előtt el kell számolni a felvett pénzösszeggel.

Ha a kitűzött határidő előtt mód van a részleges elszámolásra, akkor a dolgozónak el kell számolnia. A fennmaradó összeg elszámolásának határideje ilyen esetben változatlan marad.

Abban az esetben, ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget azonnal vissza kell fizetni.

Az elszámolásra kiadott pénzeszközöknél követendő alapelv, hogy a befizetendő és a felveendő összeget egymással szemben beszámítani, kompenzálni nem lehet. Ennek megfelelően, ha az elszámolásra kötelezett személynek az elszámolás eredményeként bizonyos összeget vissza kell fizetnie, ezt az összeget készpénzben még akkor köteles befizetni, ha azonnal újabb összeget vesz fel elszámolásra.

Készpénzt elszámolásra csak az alábbi célokra és indokolt mértékben lehet kiadni előzetes engedély, utalványozás alapján:

– kis kiadásokra (reprezentáció, postaköltség stb.),

– kiküldetésre, külszolgálatra,

– anyagvásárlásra,

– szolgáltatás igénybe vételére,

– üzemanyag vásárlásra stb.

Utólagos elszámolásra maximálisan 30 munkanapra adható ki készpénz. A 2006. évi CXXXI. törvény az egyes pénzügyi tárgyú törvények módosításáról szigorította a pénzkezeléssel kapcsolatban az adott előleg és az elszámolásra kiadott összeg szabályait a személyi jövedelemadó törvény keretein belül. Ennek a törvénynek a kihirdetését követő 45. napot követő naptól, azaz 2007. február 6-ától, a 30 napot meghaladó időtartamra adott előleg, elszámolásra kiadott összeg után kamatkedvezményből származó jövedelem keletkezik.

A bel- és külföldi kiküldetéseknél a visszaérkezéstől számított 3, illetve 8 munkanapon belül kell elszámolni.

Az elszámolásra felvett összeget csak személyesen lehet felvenni, és ezzel elszámolni. Ha az elszámolásra kötelezett a megadott határidőig nem számol el, azonnal értesítenie kell a pénztárosnak az ügyvezetőt.

A pénzkezelési szabályzat mellékletébena következőknek kell szerepelniük:

– a házipénztár-forgalommal kapcsolatos teendők ellátására jogosultak névsora és aláírások,

– megbízás házipénztár kezelésére,

– megbízás házipénztár helyettesi teendők ellátására,

– megbízás házipénztár ellenőri tevékenység ellátására,

– a pénztáros felelősségvállalási nyilatkozata, amelyben elismeri, hogy a pénzkezelési szabályzatot megismerte, továbbá a szabályzat betartásáért és a kezelésbe adott házipénztárért fegyelmi és anyagi felelősséggel tartozik,

– jegyzőkönyv a házipénztár átadás-átvételéről,

– meghatalmazás pénzösszeg átvételére,

– pénztáros munkaköri leírása,

– pénztár helyettes munkaköri leírása,

– pénztári ellenőr munkaköri leírása,

– a pénzkezelési szabályzatban bekövetkezett változások.

A pénzkezelési szabályzat mellékletében a pénztári nyilvántartások következő nyomtatványmintáit célszerű szerepeltetni:

– bevételi pénztárbizonylatok (valutában is),

– kiadási pénztárbizonylatok (valutában is),

– elszámolásra kiadott összegek nyilvántartására szolgáló bizonylatok,

– készpénzfelvételi utalvány,

– címletjegyzék-minta,

– készpénzigénylés elszámolása,

– meghatalmazás egyszeri alkalomra,

 

Annak érdekében, hogy az Önnek legjobb olvasási élményt nyújthassuk oldalunkon, cookie-kat használunk. A cookie-król, illetve használatukról részletesebb információkat a következő linken találhat: ide. Amennyiben a "folytatás" gombra kattint, vagy tovább használja oldalunkat, Ön tudomásul veszi a cookie-k használatát.